Услуга · Софт-Б
Автоматизация согласования закупок
От потребности подразделения — к проверенной заявке и понятному согласованию.
Помогаем превратить запрос на закупку в прозрачный маршрут: проверить полноту заявки, наличие позиции в каталоге и согласованном бюджете, направить её нужным ответственным и сохранить историю решения. ИИ помогает разобрать свободное описание потребности и подготовить вопросы, а правила и люди утверждают расходы.
Начнём с задачи, данных и ограничений. Состав решения определим вместе.
Контекст не теряется при передаче закупщику.
Иллюстрация принципа работы, не результат проекта клиента.
Интерактивная схема · учебный пример
Как закупочная заявка проходит согласование
Учебный сценарий: подразделению нужно оборудование, но в запросе не указана точная модель.
Принять потребность
Запрос сохраняется с подразделением, заявителем и исходным описанием.
Уточнить позицию
Система предлагает категорию каталога и показывает, какого параметра не хватает.
Проверить маршрут
По подтверждённой карточке определяются бюджетная проверка и ответственный за утверждение.
Получить решение
Уполномоченный сотрудник утверждает, возвращает или отклоняет заявку с комментарием.
Контроль человека. Это учебный процесс, а не действующий заказ или автоматическое одобрение расхода.
01 / Ситуации
Когда это нужно
- 01Заявки приходят письмами и таблицами, состав сведений отличается, а закупщик снова запрашивает недостающие данные.
- 02Неясно, есть ли нужная позиция в каталоге и кто утверждает расход для конкретного подразделения.
- 03Срок согласования растёт из-за ручной передачи между ролями и отсутствия истории возвратов и решений.
02 / Работа
Что делаем
- 01
Описываем маршрут
Выбираем типы закупок, обязательные сведения, лимиты, роли и основания для возврата заявки. Разделяем заявителя, закупщика и утверждающего.
- 02
Сверяем источники
Проверяем каталоги, остатки и бюджетные правила там, где эти данные доступны и актуальны. Определяем, какие проверки можно автоматизировать, а какие требуют решения сотрудника.
- 03
Собираем карточку
Сценарий выделяет потребность из свободного текста, предлагает категорию и вопросы по недостающим параметрам. Указанные данные связываются с источником, сомнения отмечаются.
- 04
Подключаем согласование
Заявка передаётся по утверждённому маршруту; ответственные видят основание и историю. После решения фиксируем статус и дальнейшую передачу в закупочную систему.
03 / Результат
Что передаём
- Карта типов заявок, ролей, обязательных полей и лимитов.
- Карточка заявки с категориями, источниками проверок и вопросами на уточнение.
- Маршрут согласования, возврата и эскалации с историей действий.
- Проверка на примерах и план интеграции с каталогом или ERP.
04 / Условия
Что важно до начала
Что понадобится от вашей команды
Нужны владелец закупочного процесса, действующие правила согласования, типовые заявки, каталог и бюджетные данные в согласованном объёме, ответственные для проверки сценария.
Границы работ
Сценарий не разрешает расход и не размещает заказ у поставщика без утверждения уполномоченным лицом. Неточные или устаревшие каталог и бюджет требуют отдельной сверки. Поиск поставщика, договорная работа и закупочная стратегия не входят в типовой маршрут.
Заказная разработка
Если входные заявки уже структурированы, основную пользу даст маршрут правил и статусов. ИИ добавляем там, где потребность описана свободно и требуется помочь заполнить карточку.
05 / Перед началом
Что уточнить до проекта
Какой результат получит команда?
Состав результата определяется выбранным сценарием и фиксируется до начала работ. Для этой услуги возможны:
- Карта типов заявок, ролей, обязательных полей и лимитов.
- Карточка заявки с категориями, источниками проверок и вопросами на уточнение.
- Маршрут согласования, возврата и эскалации с историей действий.
- Проверка на примерах и план интеграции с каталогом или ERP.
Что потребуется от вашей команды?
Нужны владелец закупочного процесса, действующие правила согласования, типовые заявки, каталог и бюджетные данные в согласованном объёме, ответственные для проверки сценария.
Какие есть ограничения?
Сценарий не разрешает расход и не размещает заказ у поставщика без утверждения уполномоченным лицом. Неточные или устаревшие каталог и бюджет требуют отдельной сверки. Поиск поставщика, договорная работа и закупочная стратегия не входят в типовой маршрут.