Наводим порядок в процессах.

Когда полезно

Задачи регулярно застревают на согласованиях. Регламенты есть, но фактическая работа устроена иначе. Неясно, с какого процесса начинать изменения.

Как работаем

• Определяем границы. Уточняем задачу бизнеса, участников процесса и доступные сведения о его работе.
• Изучаем текущую работу. Проводим интервью, разбираем документы и примеры выполнения задач. Согласуем, какие данные можно использовать.
• Находим узкие места. Отмечаем повторы, ожидание, ручные операции и неясные зоны ответственности.
• Расставляем приоритеты. Сопоставляем возможную пользу изменений, сложность внедрения и ограничения.

Что передаём

• Карта выбранных процессов в текущем состоянии.
• Перечень проблем и гипотез об их причинах.
• Приоритетный список изменений с зависимостями и ограничениями.
• План следующих действий и показателей для оценки результата.

Что нужно от команды

На старте понадобятся описание задачи, доступ к участникам выбранных процессов и согласованный набор рабочих материалов. Состав данных и доступов определяем до начала обследования.

Границы работ

Аудит сам по себе не включает внедрение всех изменений. Его объём и последующие работы согласуются отдельно.

Когда полезно

Причины задержек понятны, но новая схема работы ещё не определена. Одни и те же сведения переносятся между таблицами и системами вручную. Участники по-разному понимают порядок действий и свою ответственность.

Как работаем

• Уточняем цель. Согласуем, что именно должно измениться и как это можно проверить.
• Проектируем целевой процесс. Пересматриваем этапы, точки принятия решений, роли и правила передачи задачи.
• Проверяем на рабочем сценарии. Разбираем новую схему на реальных типах задач вместе с участниками процесса.
• Готовим внедрение. Фиксируем изменения, необходимые материалы и последовательность перехода.

Что передаём

• Целевая карта процесса и сравнение с текущей схемой.
• Распределение ролей и ответственности.
• Рабочие правила, шаблоны и требования к автоматизации.
• План перехода и набор показателей для проверки изменений.

Что нужно от команды

Нужны участники процесса, владелец изменений и примеры типовых задач. При отсутствии актуального описания текущей работы начинаем с её разбора.

Границы работ

Оптимизация не всегда требует нового программного обеспечения. Разработку и техническую интеграцию включаем только в согласованный объём работ.

Когда полезно

Сотрудники тратят время на повторяющуюся обработку информации. Есть идея применения ИИ, но неясно, как проверить её пользу. Пилот уже создан, но не встроен в работу сотрудников и систем.

Как работаем

• Выбираем сценарий. Сравниваем варианты по пользе для процесса, доступности данных и сложности внедрения.
• Определяем критерии. Согласуем допустимые ошибки, участие человека и способ сравнения с текущей работой.
• Проверяем на пилоте. Тестируем решение на согласованном наборе задач и фиксируем ограничения.
• Встраиваем в работу. При подтверждённой целесообразности выполняем согласованные интеграции и готовим инструкции для пользователей.

Что передаём

• Описание сценария, требований и ограничений.
• Пилот и протокол проверки по согласованным критериям.
• Решение о развитии, доработке или остановке сценария.
• При положительном результате — согласованный план внедрения или внедрённое решение в пределах договора.

Что нужно от команды

Потребуются примеры задач и согласованные данные для проверки, участники процесса и специалисты, отвечающие за используемые системы. Требования к доступам и месту обработки обсуждаем до передачи данных.

Границы работ

Не обещаем, что ИИ подойдёт для любой задачи. Не закрепляем конкретные модели, платформы и способы размещения до оценки требований.

Когда полезно

Новое решение внедрено, но сотрудники возвращаются к прежним способам работы. Команда по-разному понимает новые правила и ответственность. После запуска нет понятного порядка обратной связи и доработок.

Как работаем

• Планируем переход. Определяем участников, последовательность запуска и необходимые материалы.
• Готовим команду. Разбираем новые сценарии работы и создаём понятные инструкции.
• Собираем обратную связь. Выявляем затруднения пользователей и отделяем ошибки решения от организационных проблем.
• Закрепляем порядок. Уточняем правила, ответственных и процедуру дальнейших изменений.

Что передаём

• План внедрения изменений с ролями и контрольными точками.
• Инструкции и материалы для согласованного обучения.
• Перечень замечаний и приоритеты доработок.
• Порядок контроля использования и дальнейшего развития.

Что нужно от команды

Нужны руководитель изменений и представители команды, которая будет работать по-новому. Формат участия и доступность сотрудников согласуем при планировании.

Границы работ

Срок, интенсивность сопровождения и техническая поддержка определяются отдельно. Не обещаем круглосуточную поддержку или конкретное время реакции без согласования.