Услуга · Софт-Б
Сверка счетов, заказов и актов
Три документа — один проверяемый маршрут согласования расхождений.
Помогаем команде сопоставлять входящий счёт с согласованным заказом и документом о приёмке. Сценарий извлекает позиции, показывает совпадения и расхождения по количеству, цене и реквизитам, а ответственный проверяет исключения до дальнейшего учёта или оплаты. Правила допусков и обязательные проверки задаёт заказчик.
Начнём с задачи, данных и ограничений. Состав решения определим вместе.
Сравниваются документы одной операции.
Иллюстрация принципа работы, не результат проекта клиента.
Интерактивная схема · учебный пример
Как обнаруживается расхождение в документах
Учебный сценарий: в счёте указана позиция, которой нет в подтверждённой приёмке.
Принять документы
Файлы связываются по поставщику, заказу и версии.
Сопоставить строки
Система предлагает соответствия и показывает источник каждой позиции.
Выделить отличие
Позиция без подтверждённой приёмки попадает в очередь исключений.
Принять решение
Сотрудник сверяет оригиналы и запрашивает исправление либо подтверждает основание.
Контроль человека. Схема учебная: в ней нет реальных финансовых документов и платёжных действий.
01 / Ситуации
Когда это нужно
- 01Бухгалтер или закупщик вручную сравнивает строки счетов, заказов и актов, особенно при частичных поставках.
- 02Разные названия одной позиции и неполные документы затрудняют поиск соответствий.
- 03Нужно объяснять, почему счёт прошёл проверку или был возвращён, сохраняя исходные документы.
02 / Работа
Что делаем
- 01
Согласуем правила
Разбираем типы документов, строки, валюты, НДС, частичные приёмки и допустимые отклонения. Фиксируем, какие расхождения блокируют дальнейшее действие.
- 02
Готовим источники
Проверяем качество сканов, версии заказов, идентификаторы поставщиков и данные приёмки. Настраиваем права доступа и безопасную передачу документов.
- 03
Сопоставляем строки
Система предлагает соответствия и подсвечивает отличия по согласованным правилам. Неоднозначные названия и отсутствующие документы отправляются на ручную проверку.
- 04
Встраиваем решение
Ответственный подтверждает сопоставление, запрос уточнения или возврат. Результат и история проверки передаются в учётную систему только в согласованном объёме.
03 / Результат
Что передаём
- Матрица документов, полей, допусков и ответственных.
- Маршрут сопоставления позиций с сохранением ссылок на источник.
- Очередь расхождений с причиной и статусом проверки.
- Проверка на выборке и план интеграции с учётной системой.
04 / Условия
Что важно до начала
Что понадобится от вашей команды
Нужны владелец процесса, образцы счетов, заказов и документов приёмки без лишних персональных данных, правила допусков и сотрудник для проверки спорных случаев.
Границы работ
Автоматическое сопоставление не является бухгалтерским или налоговым заключением. Сценарий не отправляет платёж и не проводит документ без решения уполномоченного лица. Качество зависит от полноты источников, версии заказа и читаемости файлов; дополнительные учётные правила оцениваются отдельно.
Заказная разработка
Если документы уже содержат стабильные идентификаторы и одинаковые позиции, начинаем с точных правил сопоставления. ИИ добавляем для разнородных форматов и описаний, сохраняя проверку исключений человеком.
05 / Перед началом
Что уточнить до проекта
Какой результат получит команда?
Состав результата определяется выбранным сценарием и фиксируется до начала работ. Для этой услуги возможны:
- Матрица документов, полей, допусков и ответственных.
- Маршрут сопоставления позиций с сохранением ссылок на источник.
- Очередь расхождений с причиной и статусом проверки.
- Проверка на выборке и план интеграции с учётной системой.
Что потребуется от вашей команды?
Нужны владелец процесса, образцы счетов, заказов и документов приёмки без лишних персональных данных, правила допусков и сотрудник для проверки спорных случаев.
Какие есть ограничения?
Автоматическое сопоставление не является бухгалтерским или налоговым заключением. Сценарий не отправляет платёж и не проводит документ без решения уполномоченного лица. Качество зависит от полноты источников, версии заказа и читаемости файлов; дополнительные учётные правила оцениваются отдельно.